généralités sur la comptabilisation
Nouveauté 2009 :
Gestion en masse des lots de comptabilisation,
Prise en charge des règlements de cotisation DUCS pour la comptabilisation de trésorerie.
Le concept de gestion
par lot de la chaîne des règlements à été repris pour la comptabilisation.
Vous devez d'abord générer vos mouvements, la même fonction vous permet de travailler avant ou après clôture.
A ce niveau, la sélection de population vous permet de gérer finement vos écritures comptables de façon à répondre au mieux à votre organisation.
Un lot est repéré par :
l'année,
le mois,
un numéro d'ordre non significatif.
La sécurité est gérée de façon similaire aux règlements. Un utilisateur est propriétaire de ses lots, un autre utilisateur ne pourra pas les visualiser.
La Mise sur fichier individuelle peut s'effectuer sous deux formats :
ECRCGB pour version 5.1,
ECRCGX pour version 60.
Vous pouvez ensuite soit :
transférer le fichier généré vers TALENTIA FINANCE IF,
l'interfacer vers votre logiciel comptable spécifique.
Trois types de traitement sont exécutés :
La comptabilisation générale,
La comptabilisation trésorerie,
L'analytique.
La modélisation comptable ou Paramétrage correspondance Rubrique/Compte permet de préciser de quelle manière sont ventilés sur les comptes généraux (classe 4 et 6) les montants contenus dans les rubriques de paie comptabilisables.
Nous indiquons également si le montant doit faire l'objet d'une ventilation analytique en Débit et/ou en Crédit ("X" dans la colonne Regroupement Analytique). Si c'est le cas, le montant pourra se retrouver éclaté en plusieurs lignes analytiques se rapportant au même compte général (celui associé à la rubrique de paie).
Quel est le lien entre la rubrique de paie et les axes analytiques qui vont lui être associé ?
Sur quelles règles la répartition du montant va t-elle être réalisée ?
Avant de présenter les règles choisies pour imputer analytiquement, rappelons le mécanisme adopté pour comptabiliser.
Nous partons de la rubrique de paie à comptabiliser.
Le traitement s'effectue salarié par salarié.
Les rubriques de paie sont traitées de chaque salarié en suivant les directives du tableau de correspondance Rubriques-Comptes.
Chaque ligne générée contient schématiquement :
un Numéro de compte général,
un montant,
son sens,
et en fonction du paramétrage des informations portant sur la structure d'appartenance du salarié, ainsi que des codes analytiques (axes et nature).
En fin de traitement des regroupements peuvent être réalisés selon le paramétrage établi.
Bien entendu, chaque ligne de directive du tableau de paramétrage entraîne la génération de plusieurs lignes d'écriture même s'il n'y a pas d'analytique.
Rappelons qu'une rubrique de paie correspondant à une cotisation va produire 3 lignes :
La charge totale en classes 6 et 4.
La charge salariale en classe 4, le compte de classe 4 étant au crédit.
Pour simplifier,la balance de l'écriture de paie est assurée selon le schéma suivant obtenu par comptabilisation de la charge totale.
Dans le cas d'un éclatement analytique, divers processus sont exécutés.
Chaque étape est examinée dans l'ordre présenté jusqu'à ce que l'une aboutisse.
Les Etapes I et II peuvent être activées à partir d'un paramétrage effectué sur la rubrique elle-même (par l'imputation analytique rubrique ou la modélisation comptable analytique).
Les axes qui seront l'objet de la ventilation ont été saisis sur les données variables de paie.
Une rubrique peut faire référence à une rubrique de ventilation. Elle peut se désigner elle-même comme rubrique de ventilation.
S'il n'y a pas de rubrique de ventilation, des axes associés à la rubrique elle-même peuvent être proposés.
Dans l' Etape III, l'éclatement analytique est calculé tous les mois à partir des clés de répartition déduites des heures travaillées pointées sur les différents axes.
Cela suppose que l'utilisateur dispose de la Gestion d'Activité.
Les conditions d'emplois travaillées sont repérées en Gestion d'Activité par un compteur.
Au niveau de la table des rubriques elle doit comporter un H en position 5 de Nature. En relation avec les natures d'absence, H désigne habituellement les heures travaillées.
La Génération Ventilation Analytique par rapport aux heures travaillées, exécutée chaque mois, alimente un fichier individuel de clés de répartition.
Ces clés utilisées lors de la comptabilisation sont visibles sur le point 26 de la fiche salarié.
Dans l' Etape IV, les clés de répartition sont positionnées, comme précédemment, au niveau de chaque salarié et sont valables pour toutes les rubriques de paie supportant le code "X" dans la zone Regroupement Analytique de la modélisation comptable.
Ici les clés ne sont pas calculées, elles doivent être saisies en % sur le point 06 de la mise à jour salarié, chaque % faisant référence à une configuration précise d 'axes.
L'Étape V est toujours au niveau salarié et il est possible d'associer sur le point 25 mise à jour des informations de pointage une configuration d'axe.
La saisie des axes par défaut affectés au salarié (point 25/ cf. Étape 5) peut être rendue obligatoire.
Dès lors, un défaut de balance ne pourra provenir que du paramétrage de la comptabilisation, oubli d'une rubrique, mauvais paramétrage de la nature (cotisation, historisation...) ou bien du fait que une ou plusieurs paies sont fausses.
Nous désignons par la nature ce qui est habituellement appelé Rubrique Analytique en comptabilité. Nous allons préciser de quelle manière cette nature est affectée sur les écritures. La nature peut être traitée à partir de l'étape 1, car elle peut être saisie en données variables. La nature peut également être affectée aux stades 3 ou 4.
Mais il faut savoir qu'en priorité, la nature sera affectée en fonction de la rubrique de paie et de la structure d'appartenance du salarié. Cette fonction est parfois remplacée par une procédure spécifique qui permet d'associer plus commodément la nature pour certaines rubriques de paie en fonction de populations caractéristiques de salariés (productifs, improductifs, ....). En dernier lieu, si la nature n'a toujours pas été affectée et si le client dispose de TALENTIA FINANCE IF, la nature par défaut du compte sera prise en compte.