FONCTION  I0602E

 

Remplace l'ancienne fonction I0600E depuis la version TW2.2.

TALENTIA HR IP est multi-structures. Cette liberté de découpage constitue en permanence, dans le produit, un critère d’identification et de sélection de traitement.

La construction de ce fichier va permettre de déterminer et de reconnaître les différentes structures administratives de la (ou des) société(s).

Les structures administratives sont définies sur 4 niveaux par :

• la Société,

• les Etablissements qui lui sont rattachés,

• les Départements qui les composent,

• Les Services.

La création d'au moins une société et d'un établissement est impérative, la définition de Départements et de Services étant facultative.

Chaque entité (Sté, Etab., Dép., Ser.) composant une structure est codifiée sur 3 caractères alphanumériques. Nous pouvons le schématiser comme suit :

Société	Etablissement	Département	Service
001	001	ADM	PER

Il convient de porter une attention particulière à la définition des établissements qui représentent les centres d'affiliation URSSAF.

La liste des sociétés disponibles est présentée, à ce niveau vous pouvez :

• Créer une société,

• la Modifier,

• la Supprimer,

• Afficher la structure,

• Accéder aux niveaux rattachés (Etablissement, puis Département, puis Services).

Vous pouvez revenir à l'ancien mode de gestion par le bouton Accès rapide.

La création d'une société se fait en donnant un nouveau code société. Avant de définir les critères de la société, il faut tout d'abord lui associer un certain nombre d'éléments, Ils sont impératifs pour le bon fonctionnement du produit, il s'agit de :

• l'association à une table des rubriques,

• l'association à une table de comptabilité,

• l'association à une table d'activité,

• la définition de l'historisation analytique,

• l'association aux échéanciers.

L'association aux échéanciers ne concerne que la société. Si vous devez gérer une association par populations ou par équipes, vous ne devez pas intervenir à ce niveau.  

Lors de la création des Structures, il est impératif de respecter un ordre logique qui impose de créer tout d'abord la Société, puis les Etablissements et enfin les Départements et les Services qui doivent lui être rattachés.

Plusieurs écrans de saisie sont proposés, selon que la mise à jour s'effectue aux niveaux Société et Etablissement (2 écrans de saisie) ou aux niveaux Département et Service (1 écran de saisie).

Le Code Table des Rubriques auquel est associée la société est affiché. Il en est de même pour le   Code Table de Comptabilisation.

La Raison Sociale  est la dénomination juridique de la société. Cette zone se complétera automatiquement lors de la validation. Vous ne pouvez la saisir.

La Raison Sociale Inter-Etablissements est la raison sociale de la société. Lors de la création des établissements, cette zone se complétera automatiquement à la validation avec celle de la société.

Les sociétés d'Interim sur lesquelles seront suivies les salariés sous-traitant sont décrites à ce niveau et seront topées comme société externes. La présence de ce Top entraîne l'apparition sur l'écran suivant de la possibilité d'associer le compte fournisseur correspondant.

L'adresse est composée classiquement de :

• N° Rue,

• Voie, saisir la nature et le nom de la voie,

• Code Postal,

• Ville,

• Téléphone,

• Responsable,

• Fonction.

Vous la retrouvez à tous les niveau de structure.

Vous avez également :

• L'identifiant Télé-MMO,

• Le Type de déclaration DMMO,

• L'Activité principale, 

• Le Registre du Commerce,

• Le N° Siret,

• Le Code A P E (Code national d'identification de votre activité en vigueur jusqu'en décembre 2007),

• Le N° Urssaf (numéro d'affiliation),

• Le Code APE révisé (en vigueur au 01/01/2008),

• La Ville de cotisation (lieu géographique du centre de recouvrement URSSAF).

• Le Code Urssaf (code du Centre URSSAF), il est complété maintenant du code normalisé de la DUE,une invite vous est proposée pour ce dernier champ,

• Le N° Pôle emploi (numéro d'affiliation),

• Le code organisme médecine du travail (utilisé dans la DUE).

Les informations concernant la DUE sont importantes et leur absence bloque les déclarations. IL y a un lien entre le code URSSAF pour la DUE et le code organisme médecine du travail.

La codification du Code Unité Sauvegarde est figée. Le choix de ce code dépend de l'unité de sauvegarde que vous aurez retenue.

Le Type de Bulletin peut prendre la valeur "0"  pour l'édition de bulletins "ouverts", bulletins que l'on doit mettre sous enveloppe pour remettre aux salariés ou la valeur "1" pour des bulletins "fermés", bulletins composés d'une feuille bulletin et de l'enveloppe intégrée (pas de manutention de mise sous enveloppe).

Lorsque vous validez, la saisie effectuée sur ce premier écran, le second s'affiche pour saisir d'autres renseignements.

 Le Statut Juridique est une information utilisée uniquement dans l'Attestation ASSEDIC à l'heure actuelle.

La raison sociale de la société est rappelée.

Le Code Convention Collective doit avoir été préalablement créé, le libellé de la convention collective sera rapatrié.

Il est cependant à noter que ce code peut être défini aux niveaux Société, Etablissement, Statut ou Salarié. Lors des traitements de paie, c'est le code correspondant au niveau le plus fin qui sera retenu.

Il convient de saisir le code rubrique correspondant à la rubrique Accident du Travail. Celle-ci doit exister dans la Table des Rubriques.

 Les taux A.T. sont généralement indiqués au niveau d'une structure Etablissement. Il est néanmoins souhaitable de donner ce renseignement au niveau structure société pour qu'il existe au moins un taux d'A.T. par défaut. Le taux d'A.T. est repris au niveau de la TDS.

 

A ce niveau également, vous allez positionner les critères de fonctionnements que vous allez utiliser tels que :

• la Multi-situation,

• la Segmentation de paie.

Ces informations sont gérées comme les codes regroupements, lors des créations des niveaux inférieurs, ils seront alors reportés. En cas de changements, il faudra penser à vérifier à nouveau tous les niveaux.

 Au niveau Etablissement, vous retrouvez sensiblement les mêmes informations que pour la société sur le premier écran.

En création d'établissement La raison sociale est proposée par défaut à partir de la société et n'est pas modifiable.

Un contrôle est fait sur les 9 premiers caractères du SIRET (correspond au SIREN), vous avez un message s'i y a une différence avec celui de la société.

Les informations suivantes sont spécifiques à l'Etablissement :

• Le Lieu de Paiement Urssaf,

• Le Lieu de Paiement Assedic,

• Le Lieu de Paiement Retraite,

• Le Code Risque Accident Travail  (utilisé par les TDS, les DUCS).

Les lieux de paiement sont utilisés dans l'édition de l'état des charges par lieu de paiement et doivent avoir été définis au préalable dans la table des Lieux de paiement.

Si vous utilisez la Gestion d ‘Activité, vous pouvez à ce niveau également affecter des Axes. Ces Axes seront pris en compte dans la mesure où les axes ne seront pas spécifiés à des niveaux plus élémentaires (salariés, pointages…).

 Il est possible également comme pour les axes d'affecter 5 niveaux de regroupements. Une invite vous donne pour chaque niveau les codes de regroupements disponibles. Cette information est affichée dans l'affectation du salarié.

Les informations de regroupement sont accessibles dans les consultations et les tris.

Contrainte à prendre en compte :

Dans le cas d'une mise en oeuvre du regroupement, si le regroupement est prévu au niveau établissement, vous devez toutefois effectuer le report sur les niveaux inférieurs en entrant en modification et en validant. Ne pas le faire entraîne l'absence de cette information au niveau de l'affectation du salarié.

 Vous retrouvez l'Intitulé du département ou de la Service, ainsi que les informations rubriques A.T. et code risque A.T.

Vous avez également les axes analytiques et les codes regroupements comme pour les établissements.

 Pour supprimer un niveau, il faut avoir au préalable supprimé les niveaux inférieurs  dépendants.